Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Marc Rheiner, Sevelen SG, Schweiz

E-Mail: info@buildvault.ch

2. Welche Daten wir erheben

Bei der Nutzung von BuildVault erheben wir folgende Daten:

• — Registrierungsdaten: E-Mail-Adresse, Name, Firmenname, Firmenadresse und -telefon; freiwillig, wie Sie von BuildVault erfahren haben
• — Projektdaten: Projektname, Positionen, Mengen, Kosten, Fortschritt
• — Fotos und Dokumente: von Ihnen hochgeladene Bilder und PDFs
• — Baustellenfotos bei «Positionen aus Fotos»: Die Fotos werden zur Auswertung übermittelt (siehe Ziffer 5). Gespeichert werden sie nur, wenn Sie beim Übernehmen zu einer Position ein Ausmass erfassen – dann als Beleg zu diesem Ausmass, wie jedes andere Foto am Fortschritt, solange das Projekt besteht. Ohne Ausmass werden sie nicht gespeichert
• — Korrekturen an Vorschlägen: Bei «Positionen aus Fotos» halten wir fest, was vorgeschlagen wurde und was Sie daraus gemacht haben (Text, Einheit und Gruppe der Position; übernommen, geändert, abgewählt oder selbst ergänzt), mit Zeitpunkt und Person. Keine Mengen, keine Fotos. Diese Angaben verwenden wir ausschliesslich für Ihre eigene Firma: Ihre jüngsten Korrekturen gehen beim nächsten Vorschlag als Beispiele mit. Sie fliessen nie in Vorschläge für andere Firmen ein. Gespeichert, solange Ihre Firma besteht; ein Inhaber kann sie jederzeit unter Einstellungen → KI-Funktionen löschen
• — Sprachaufnahmen: temporär zur Transkription, nicht dauerhaft gespeichert
• — Spracheingaben mit Übersetzung: der erkannte und von Ihnen geprüfte Text in der gesprochenen Sprache und seine deutsche Übersetzung, mit Zeitpunkt und Person, als Nachweis zum Projekt. Sichtbar für die Projektleitung Ihrer Firma und für die Person, die gesprochen hat; gespeichert, solange das Projekt besteht
• — Übersetzungen zum Lesen: Rapporttexte, die sich eine Person in ihrer Sprache anzeigen lässt, werden übersetzt und je Projekt zwischengespeichert, damit derselbe Text nicht erneut übersetzt werden muss; der Rapport selbst bleibt deutsch. Gelöscht mit dem Projekt
• — Nutzungsdaten: Login-Zeitpunkte, verwendete Funktionen (anonym)
• — Besucherstatistik der öffentlichen Seiten ohne Cookies (siehe Ziffer 8)
• — Technische Daten: IP-Adresse, Browser, Gerät (für Sicherheit)
• — Zahlungsdaten: bei Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements Rechnungsadresse und Zahlungsmethode (Kartendaten werden ausschliesslich von Stripe verarbeitet, nie auf unseren eigenen Servern gespeichert)

3. Zweck der Datenerhebung

• — Bereitstellung und Betrieb der BuildVault-Plattform
• — Authentifizierung und Kontoverwaltung
• — Speicherung und Verarbeitung von Projektdaten
• — Technischer Support und Fehlerbehebung
• — Rechnungsstellung und Abonnementverwaltung
• — Verbesserung der Website und Auswertung, über welche Kanäle neue Kunden zu uns finden

4. Datenhaltung, Sicherheit & Auslandsübermittlung

Wir setzen branchenübliche Sicherheitsmassnahmen ein (Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, regelmässige Backups). Projektdaten verschiedener Firmen sind technisch vollständig voneinander getrennt (Row Level Security).

Unsere Datenbank- und Hosting-Infrastruktur (Supabase, Vercel) befindet sich in der Europäischen Union (Irland). Einzelne weitere Dienstleister — insbesondere für KI-gestützte Funktionen und den E-Mail-Versand (siehe Ziffer 5) — haben ihren Sitz in den USA. Eine solche Datenbekanntgabe ins Ausland erfolgt nur an Anbieter, die angemessene Garantien für den Datenschutz bieten (z. B. über Standardvertragsklauseln oder vergleichbare, vom jeweiligen Anbieter gestellte Zusicherungen). Wir prüfen unsere Dienstleister regelmässig auf diese Anforderung.

5. Eingesetzte Dienstleister (Auftragsbearbeiter)

Für den Betrieb von BuildVault setzen wir folgende Dienstleister ein, die in unserem Auftrag Personendaten bearbeiten:

• — Supabase Inc.: Datenbank- und Authentifizierungs-Infrastruktur (Speicherung sämtlicher Projekt- und Nutzerdaten)
• — Vercel Inc.: Hosting und Auslieferung der Anwendung sowie Besucherstatistik der öffentlichen Seiten (Vercel Web Analytics, ohne Cookies, siehe Ziffer 8)
• — Stripe Inc.: Zahlungsabwicklung (PCI-DSS-zertifiziert, keine Kartendaten auf unseren Servern)
• — Resend: Versand von System- und Transaktions-E-Mails
• — Anthropic PBC: KI-gestützte Analyse importierter Devis-PDFs, Lesen fotografierter Lieferscheine und Wiegescheine, Vorschlagen von Ausmass-Positionen aus Baustellenfotos (dabei werden die Positionen des betreffenden Projekts und frühere Korrekturen Ihrer eigenen Firma mitgegeben), Sprachverbesserung sowie Übersetzung von Spracheingaben und von Rapporttexten zum Lesen. Die übermittelten Inhalte werden nicht zum Training von Modellen verwendet
• — OpenAI, L.L.C.: Spracherkennung (Transkription von Sprachaufnahmen)
• — Cloudflare, Inc.: Aufbewahrung der Datensicherungen (Backups). Die Sicherungen werden vor der Übertragung verschlüsselt und in der EU gespeichert; Cloudflare hat keinen Zugriff auf die Inhalte
• — Functional Software, Inc. (Sentry): technisches Fehler-Monitoring zur Fehlerbehebung. Die Fehler-Reports werden ausschliesslich in der EU (Deutschland) gespeichert und so konfiguriert, dass keine Namen, E-Mail-Adressen, Formularinhalte oder IP-Adressen übermittelt bzw. gespeichert werden

Eine Weitergabe darüber hinaus erfolgt nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. behördliche Anforderung nach Schweizer oder EU-Recht).

6. Speicherdauer

Projektdaten werden für die Dauer des Abonnements gespeichert. Nach Kündigung werden Daten auf Wunsch innerhalb von 30 Tagen gelöscht. Rechnungsdaten werden gemäss gesetzlicher Aufbewahrungspflicht (10 Jahre) aufbewahrt.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• — Auskunft über gespeicherte Daten
• — Berichtigung unrichtiger Daten
• — Löschung Ihrer Daten (Recht auf Vergessenwerden)
• — Datenübertragbarkeit (Export als Excel/JSON)
• — Widerspruch gegen die Verarbeitung

Anfragen richten Sie an: info@buildvault.ch. Wir beantworten Auskunftsgesuche innert 30 Tagen.

Zudem haben Sie das Recht, eine Beschwerde beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, www.edoeb.admin.ch) einzureichen, sofern Sie Ihren Wohnsitz in der Schweiz haben, bzw. bei der zuständigen Datenschutzbehörde Ihres EU-Mitgliedstaates.

8. Besucherstatistik, Online-Demo, Cookies und Kontakt über soziale Netzwerke

Auf den öffentlichen Seiten (Startseite, Funktionen, Online-Demo, Hilfe, Rechtstexte, Anmeldung und Registrierung) erfassen wir mit Vercel Web Analytics, wie oft sie aufgerufen werden. Der Dienst setzt keine Cookies und legt keine Nutzerprofile an. Ausgewertet werden die aufgerufene Seite, die verweisende Seite bzw. eine Kampagnenkennung (z. B. aus einem Kurzlink wie buildvault.ch/bus), Land, Browser, Betriebssystem und Gerätetyp. Besucher werden nur über einen Wert unterschieden, der aus den Anfragedaten gebildet wird, nicht auf eine Person zurückführbar ist und nach 24 Stunden verfällt. In der angemeldeten Anwendung und auf Freigabeseiten findet keine Messung statt.

In der Online-Demo (buildvault.ch/demo) können Sie BuildVault ohne Konto ausprobieren. Die vorbereiteten Beispiele laufen vollständig in Ihrem Browser. Wenn Sie selbst etwas einsprechen, einen Text schreiben oder ein Foto hochladen, übermitteln wir diese Aufnahme, diesen Text bzw. dieses Foto zur einmaligen Erkennung an die in Ziffer 5 genannten Dienstleister (OpenAI für die Spracherkennung, Anthropic für Übersetzung und Bilderkennung). Wir selbst speichern weder die Aufnahme noch den Text, das Foto oder das Ergebnis; was Sie in der Demo sehen, bleibt in Ihrem Browser und ist nach dem Neuladen der Seite weg. Damit die Demo nicht missbraucht wird, sind die eigenen Versuche pro Tag begrenzt. Dafür speichern wir je Versuch den Tag, die Art des Versuchs und eine Kennung, die aus Ihrer IP-Adresse und dem Datum gebildet wird, täglich wechselt und sich nicht auf die IP-Adresse zurückrechnen lässt; die IP-Adresse selbst speichern wir nicht. Diese Einträge werden nach 30 Tagen gelöscht. Bitte laden Sie in der Demo keine Aufnahmen oder Fotos hoch, auf denen Personen erkennbar sind oder die vertrauliche Angaben enthalten.

Für die Anmeldung verwenden wir technisch notwendige Session-Cookies. Kommen Sie über einen Empfehlungslink oder einen Kurzlink zu uns, speichern wir zusätzlich den Empfehlungscode (Cookie bv_ref, 30 Tage) bzw. die Kampagnenkennung (Cookie bv_quelle, bis zum Schliessen des Browsers), damit wir bei einer Registrierung wissen, woher sie kam. Diese Cookies enthalten keine Angaben zu Ihrer Person, werden nur von buildvault.ch gelesen und an niemanden weitergegeben. Sie können sie in Ihrem Browser jederzeit löschen oder blockieren. Werbe-Cookies und Cookies von Drittanbietern setzen wir nicht ein.

Die Knöpfe zu WhatsApp, LinkedIn und Instagram sind gewöhnliche Links: Beim Laden unserer Seiten wird nichts an diese Dienste übertragen. Erst wenn Sie einen solchen Link anklicken, verlassen Sie buildvault.ch, und es gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters (WhatsApp und Instagram: Meta Platforms; LinkedIn: LinkedIn Corporation). Schreiben Sie uns über WhatsApp, bearbeiten wir Ihre Telefonnummer und Nachricht nur, um Ihre Anfrage zu beantworten; Meta erhält dabei die Verbindungsdaten. Für vertrauliche Angaben verwenden Sie bitte E-Mail. Klicks auf Telefon- und WhatsApp-Links zählen wir ohne Angaben zu Ihrer Person in der Besucherstatistik mit.

9. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann bei wesentlichen Änderungen aktualisiert werden. Nutzer werden per E-Mail informiert.